ToDoリストの作り方と活用のコツ!手書き・アプリの選び方もわかる

あなたが作っているToDoリストは、効果的に機能していますか。あなたの仕事の生産性や一日の過ごし方に、本当に役立っていますか。
 
自信を持って「YES」と答えられる人は、少ないはずです。
 
多くの人がToDoリストを作るものの、うまく活用できていません。それどころか「やらなければいけないけれど、やれないリストの山」と化して、モチベーションを下げる原因になっています。
 
本記事では、タスク管理の基本であるToDoリストの作り方と活用のコツを、わかりやすく解説します。

本記事のポイント

  • 良いToDoリストを作るためのポイントがわかる
  • フォーマット(手書き/アプリ)のメリット・デメリットを解説
  • ToDoリストのおすすめアプリを紹介

「ToDoリストの作り方を改めて確認したい」
「効率的にタスクをこなしたい」
…という方におすすめの内容となっています。
 
今まで何となく作っていたToDoリストを、戦略的・意図的に作ることで、あなたの生産性は劇的にアップするはずです。さっそく解説を始めましょう。

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1. 良いToDoリストを作る7つのポイント

 
ToDoリストとは、やるべきことを紙に書き出して頭を整理し、生産性を上げるためのツールです。
 
ToDoリストを作る際には押さえておきたいポイントがあります。漠然と作らずにポイントを押さえることで、ToDoリストの効果を上げることができるのです。
 
より良いToDoリストを作るための7つのポイントをご紹介しましょう。

  • 頭の中のやるべきこと全部を頭の外へ取り出す
  • 完了したら達成感を味わいながら気持ち良く消す
  • ToDoは動詞で書く
  • ワンアクションで完了するレベルまで小さくする
  • 頭に浮かんだらすぐに書き留める
  • 実行する価値のないタスクは削除する
  • 最適なフォーマットを選ぶ

1-1. 頭の中のやるべきこと全部を頭の外へ取り出す

 1つめのポイントは「頭の中のやるべきこと全部を頭の外へ取り出す」ことです。
 
ToDoリストとは、頭の中を整理してクリアに保つ整理術でもあります。
 
頭の中に整理されていないやるべきことが混沌と存在している状態では、脳のリソースが浪費され、集中すべき事柄への注意が散漫になります。
 
頭の中のやるべきことを、ToDoリストという外部(頭の外)に取り出しましょう。それだけで、思考の明晰さが復活します。 

1-2. 完了したら達成感を味わいながら気持ち良く消す

 2つめのポイントは「完了したら達成感を味わいながら気持ち良く消す」ことです。
 
ToDoリストとは、物事を達成したときの快感を増幅させ、タスクを完了させる習慣を作るツールでもあります。
 
例えば、「苦手な顧客に電話をかける」というタスクがあるとしましょう。ToDoリストに書き出さずに電話をかけたときは、達成感を大して味わうことなく終わってしまいます。
 
ですが、ToDoリストに書き出したら、どうでしょうか。
 
電話を切ると同時に赤ペンを手に持ち、タスクに赤線を引っ張って「完了!!!」と書きましょう。何となく完了するよりも、ずっと強く“達成感”を得られるはずです。
 
ToDoリストの効果を上げるためには、この気持ち良さ(やり遂げる快感)を、自分から積極的に感じていくことが大切です。
 
脳に快感を与えるほど、脳はその行動を再びやりたいと学習し、それがやり遂げる習慣づくりにつながります。

1-3. ToDoは動詞で書く

3つめのポイントは「ToDoは動詞で書く」ことです。
 
やるべきことを成し遂げる行動力を高めるタスク管理法としてのToDoリストの効果を高めるためには、“リストの書き方”にポイントがあります。
 
ToDoは名詞ではなく「動詞(●●する)」で書くと行動力が高まるので、ぜひ試してみてください。

  • × 商品企画
  • ◎ 商品の企画書を書く

動詞で書くと、ToDoが視覚に入った瞬間、脳が「自分はどう行動すべきか」を瞬時に判断しやすくなるため、効果的です。

1-4. ワンアクションで完了するレベルまで小さくする

 4つめのポイントは「ワンアクションで完了するレベルまで小さくする」ことです。
 
これも行動力を高めるためのポイントです。リストに書くToDoは、一度に実行できる具体的なアクションに分解しましょう。

  • × 研究論文を作成する
  • ◎研究論文の1段落目を書く

目安としては「着手から完了まで90分以内」をワンアクションとして区切ります。人間の集中力は90分が限界といわれているためです。

1-5. 頭に浮かんだらすぐに書き留める

 5つめのポイントは「頭に浮かんだらすぐに書き留める」ことです。
 
“ToDoリストとは、頭の中を整理してクリアに保つ整理術でもある”と述べましたが、タスクが頭の中に浮かんだままにしていると、脳のリソースがそれらを考えることに費やされてしまいます。
 
頭に浮かんだらすぐToDoリストに書き留めて、頭の外に出すことです。
 
ToDoリストに書き留めれば、もう覚えておく必要はないので、頭の中をクリアにできます。

1-6. 実行する価値のないタスクは削除する

 6つめのポイントは「実行する価値のないタスクは削除する」ことです。
 
頭に浮かんだタスクをどんどんToDoリストに書き留めていくと、やる必要のないタスクや価値の低いタスクまで、リストに溜まってしまうことがあります。
 
そこで実行する価値のないタスクは定期的に削除して、リストからノイズを除去することも、ToDoリストの効果を高めるためのポイントです。

1-7. 最適なフォーマットを選ぶ

 7つめのポイントは「最適なフォーマットを選ぶ」ことです。
 
ここまでに6つのポイントをご紹介しました。

  • 頭の中のやるべきこと全部を頭の外へ取り出す
  • 完了したら達成感を味わいながら気持ち良く消す
  • ToDoは動詞で書く
  • ワンアクションで完了するレベルまで小さくする
  • 頭に浮かんだらすぐに書き留める
  • 実行する価値のないタスクは削除する

これらを実行するうえで、あなたにとって最適なフォーマットは何か?と考え、選択する必要があります。
 
それぞれの人の性質や環境によって最適なフォーマットは変わりますので、あなたにとって最適であることが重要です。
 
最適なフォーマットを選びやすくするために、次章で各種フォーマットの特徴を解説しましょう。 


2. ToDoリストのフォーマット

 
ToDoリストのフォーマットは、大きく4つに分けられます。

  • 紙のノート・手帳
  • 付箋(ポストイット)
  • ホワイトボード
  • パソコンやスマホのアプリ

それぞれメリット・デメリットを解説します。

2-1. 紙のノート・手帳

メリットデメリット
◎ 持ち歩きやすい
◎ 完了タスクの履歴を保存しやすい
◎ すぐに書ける
◎ カスタマイズしやすい
× (人によっては)手書きが面倒

最もオーソドックスなフォーマットが「紙のノートや手帳」です。
 
バッグに入れて持ち運びしやすく、いつでもどこでもノートとペンさえあれば書ける機動力が魅力といえるでしょう。
 
色付きペンでカラフルにしたり、レイアウトを工夫したりと、自分なりのカスタマイズがしやすい利点もあります。

おすすめなのはこんな人

  • ToDoリストを初めて運用する
  • 普段の生活でデジタルよりも紙+筆記用具がメイン(学生など)

「初めてToDoリストに取り組む」という人は、まず紙のノートでやってみるのがおすすめです。最もハードルが低く、今すぐ実行に移せるからです。
 
普段の生活で、紙と筆記用具で自分のタスクを行っている人(学生など)も、普段のタスクの延長線上でサッと書き留められるノート・手帳が良いでしょう。
 
逆に普段の生活で筆記用具を手にする機会が少なく、手書きが面倒に感じるなら、後述するアプリの方がおすすめです。

2-2. 付箋(ポストイット)

メリットデメリット
◎ 全体を俯瞰しやすい
◎ グルーピングや並び替えをしやすい
◎ タスク量を直感的に把握できる
× (人によっては)手書きが面倒
× 紛失のリスクがある

「付箋」は、やるべきことを並べて俯瞰したり、グルーピング・並び替えをしたりする場合に優れているフォーマットです。
 
付箋の数=タスク量として、直感的に把握しやすいのも利点といえるでしょう。

 おすすめなのはこんな人

  • ToDoを忘れないよう目立つ場所に貼り付けたい
  • リストの並び替えやグルーピングをしたい
  • すべてのタスクを並べて見渡せるようにしたい

付箋はノートと違って紛失しやすいことには注意してください。
 
「貼り付けたはずの付箋がいつの間にか落ちて、なくなってしまった」
というトラブルは、注意していても起きる前提で運用した方が良いでしょう。
 
紛失すると困る重要なタスクは、付箋ではなくノートで管理する・付箋を写真で撮影して記録しておく、といったリスクヘッジが必要です。

2-3. ホワイトボード

メリットデメリット
◎ 会議やミーティングで一緒に作れる
◎ 書き直しやすい
◎ オフィスや店舗で共有しやすい
× 持ち歩けない
× 履歴を保存できない
× (人によっては)手書きが面倒

 「ホワイトボード」は、サイズの大きさからくる複数人での視認性と書き直しのしやすさという利点を持つToDoリストです。

おすすめなのはこんな人

  • 会議やミーティングでチームメンバーと一緒にToDoリストを作りたい
  • 頻繁に追加/削除が発生するタスクを管理したい

例えば、チームのミーティングでタスクの洗い出しをしたいときや、そのタスクの進捗をチーム内で共有したいとき、ホワイトボードが使いやすいでしょう。
 
電話で注文を受けている店舗など、頻繁にToDoリストの追加/削除が発生する場合も、ホワイトボードがおすすめです。

2-4. パソコンやスマホのアプリ

メリットデメリット
◎ 複数のデバイスで管理できる
◎ 他の人とリアルタイムで共有できる
◎ リマインダー機能がある
× アプリを立ち上げないと入力できない
× (人によっては)入力作業が面倒

最後に「パソコンやスマホのアプリ」を使ってデジタルにToDoリストを作るフォーマットをご紹介します。
 
デジタルにToDoリストを作る利点としてまず挙げられるのが、クラウド上でリアルタイムに同期し、複数デバイスでの運用(例:会社ではパソコン、自宅ではスマホ)や他のチームメンバーとの共有ができることです。
 
加えて、リマインダー機能のあるアプリを使えば、決めた日時にリマインドを送信することもできます。

おすすめなのはこんな人

  • 会社のチームメンバーなどとリアルタイムで共有する必要がある
  • リマインダー機能を使いたい
  • 手書きよりもパソコンやスマホの方が素早く操作できる
  • 作業をデジタルに集約したいマインドがある

一方、アプリ運用のデメリットはアプリを立ち上げないと入力できないことです。
 
その人がデジタルに強いか、および作業をデジタルに集約したいと考えているかによって、アプリがおすすめか否か、分かれるところです。
 
「紙とペンで手書きのアナログな運用が自分になじむ」
「パソコンやスマホを使った入力は素早くできない」
という方は、無理にデジタル化すべきではありません。
 
あるいはパソコンやスマホに慣れていても、最近では、デジタルデバイスと距離を置く「デジタルデトックス」に取り組んでいる人もいるでしょう。
 
デジタルデトックスに取り組みたいマインドがある人も、先に紹介したアプリ以外のフォーマットを検討してください。
 
一日に何度も追加や削除が必要になるToDoリストをデジタル化してしまうとデジタルデトックスが難しくなるためです。
 
「アプリでToDoリストを作りたい」
という方におすすめのアプリは、次章でご紹介しましょう。


3. ToDoリストにおすすめのアプリ 3選


デジタルでToDoリストを作る場合、以下の2つの方法があります。

  • メモ帳・Word・ExcelなどのToDoリスト用ではない汎用性のある使い慣れたアプリを使う
  • ToDoリストに特化したアプリを使う

おすすめは後者のToDoリストに特化したアプリを使う方法です。アプリならではの強みであるクラウド共有やリマインダーの機能を活用できるためです。
 
以下に人気の高いおすすめアプリをご紹介します。実際に試用して、自分に合うアプリを見つけるヒントにしてください。

3-1. Todoist


Todoist」はAdobeなど世界有数の企業や組織のリーダーたちも愛用している、有名なToDoリストアプリです。ユーザー数は2,500万人以上で、ToDoリスト用アプリといえばまず名前が挙がる定番です。
 
Webブラウザ、Android、iOS、Windows、Macに対応したマルチプラットフォームのアプリで、Gmail・Googleカレンダー・Slack・Amazon Alexaなどとの連携も可能。
 
ToDoリストのアプリを探すなら第一の選択肢としておすすめになります。
 
『Todoist』詳しくはこちら

3-2. Microsoft To Do


Microsoft To Do」は、使いやすさに定評のあった「Wunderlist」というToDoリストアプリをMicrosoftが買収して展開しているアプリです。
 
マルチプラットフォーム対応・クラウド管理・リマインダーなどの機能を備え、MicrosoftならではのOutlookなどの連携性がスムーズです。
 
Microsoftの使用頻度が高いチームでは、Microsoft To Doが有力な選択肢となるでしょう。
 
『Microsoft To Do』詳しくはこちら

3-3. Google ToDoリスト

普段からGoogleカレンダーやGmailなどGoogle系アプリの使用頻度が高い人におすすめなのは「Google ToDoリスト」です。
 
前述の「Todoist」や「Microsoft Microsoft To Do」と比較すると、ごくシンプルなToDoリストの登録管理に特化しているのが特徴といえます。
 
「必要最小限のToDoリスト機能だけ欲しいけれど、GoogleカレンダーやGmailとは連携したい」
という人に最適なアプリです。
 
『Google ToDoリスト』詳しくはこちら


4. ToDoリストを習慣化したい人へ

 
ここまでお読みいただくと、ToDoリストをどう作り、どう実践すれば良いのか、具体的にイメージできるようになったはずです。
 
“あとは実行あるのみ”なのですが、なかなかToDoリストが続かないという声もよく聞きます。

  • 「仕事上、どうしても作らざるを得ないToDoリストを、何とか回しているだけ」
  • 「プライベートのやるべきことは、ちっとも整理できない」
  • 「ToDoリストを書いたけれど、そのまま放置されている」

…そんな人は“ToDoリストを習慣化する取り組み”も、この機会にスタートしましょう。
 
おすすめは、習慣化アプリ「みんチャレ」です。
 
「みんチャレ」は5人1組のチームを結成して良い行動の習慣化を目指すアプリですが、本記事執筆時点で検索すると、ToDoの習慣化を目指す仲間を探しているチームが【21チーム】あります。
 
▼ みんチャレの検索画面
 
▼ 検索結果

ぜひ仲間と一緒に、ToDoリストを習慣化していきましょう。

 


5. まとめ

 良いToDoリストを作る7つのポイントは、次のとおりです。

  • 頭の中のやるべきこと全部を頭の外へ取り出す
  • 完了したら達成感を味わいながら気持ち良く消す
  • ToDoは動詞で書く
  • ワンアクションで完了するレベルまで小さくする
  • 頭に浮かんだらすぐに書き留める
  • 実行する価値のないタスクは削除する
  • 最適なフォーマットを選ぶ

ToDoリストのフォーマットには以下があります。

  • 紙のノート・手帳
  • 付箋(ポストイット)
  • ホワイトボード
  • パソコンやスマホのアプリ

ToDoリストにおすすめのアプリ 3選はこちらです。

  • Todoist
  • Microsoft To Do
  • Google ToDoリスト

自分に合うToDoリストの作り方を見つけて、ToDoリストを習慣化すると、頭をクリアにしながらタスクをラクにこなせるようになります。さっそく今からスタートしてみましょう。

 

 

習慣化アプリ「みんチャレ」を使う人の70%が、アプリを使い始めて21日以上習慣を継続しています。一人ではなかなか習慣化できないことでも、同じ目標を持った仲間と励まし合いながら取り組むと楽しく続けられます。まずはみんチャレアプリをダウンロードして、興味のあるチームに参加してみましょう。

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